Лабораторная работа. Тема: Создание и работа с БД Mіcrosoft Access (2003)

Тема: Создание межтабличных связей. Создание запроса на выборку, с параметром и итогового запроса.

Открыть созданную в предыдущей лабораторной работе базу данных Деканат ТФ .

Создание межтабличных связей

В окне базы данных выбрать объект Таблицы . Щелкнуть по кнопке «Схема данных » на панели инструментов или выполнить команду «Сервис »  «Схема данных », используя командное меню. На экране появится окно «Схема данных » и окно «Добавление таблицы » (рис. 18).

Рис. 18. Диалоговое окно «Схема данных» и диалоговое окно «Добавление таблицы»

В окне «Добавление таблицы » на закладке «Таблицы » перечислены все таблицы базы данных. Для создания связей между таблицами их нужно переместить из окна «Добавление таблицы » в окно «Схема данных ». Для переноса таблицы ее надо выделить щелчком мыши и щелкнуть по кнопке «Добавить ». После переноса нужных таблиц закрыть окно «Добавление таблицы ».

Перенести все таблицы в окно «Схема данных ». Изменить размер окон таблиц, чтобы был виден весь текст (рис. 19).

Чтобы создать связь между таблицами Студенты и Оценки в соответствии со Схемой данных надо подвести курсор мыши к полю Код студента в таблице Студенты и при нажатой клавише мыши перетащить это поле на поле Код студента в таблице Оценки , а затем отпустить кнопку мыши. Откроется окно «Изменение связей » (рис. 20).

Установить флажок в свойстве «Обеспечение целостности данных », щелкнув по нему. Установить флажки в свойствах «Каскадное обновление связанных полей » и «Каскадное удаление связанных полей ». Это позволит редактировать записи только в таблице Студенты , а в таблице Оценки эти действия со связанными записями будут выполняться автоматически.

Для создания связи щелкнуть по кнопке «Создать ».

Рис. 19. Внешний вид схемы данных базы данных «Деканат ТФ » до наложения связей

Рис. 20. Диалоговое окно задания параметров связи между полями таблиц

Аналогично в соответствии со Схемой данных создаются связи между остальными таблицами (рис. 21).

Рис. 21. Схема данных базы данных «Деканат ТФ »

При закрытии окна схемы данных ответить Да на вопрос о сохранении макета.

Созданные связи между таблицами базы данных могут быть изменены.

Для изменения связей нужно вызвать окно «Схема данных ». После этого установить курсор мыши на связь, которую нужно изменить и щелкнуть правой клавишей мыши. Появится контекстное меню (рис.22):

Рис. 22. Контекстное меню связи

Если выбрать команду «Удалить », то после подтверждения связь будет удалена. Если нужно изменить связь, выбрать команду «Изменить связь ». После этого в появившемся окне «Изменение связей » (в его верхней части) выбрать поля в таблицах, которые нужно связать и щелкнуть по кнопке «Создать ».

Запросы

Для отбора или поиска данных из одной или нескольких таблиц используются запросы. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также выполнять вычисления над группами записей.

Мы будем разрабатывать запросы в режиме Конструктора .

В Access можно создавать следующие типы запросов:

    Запрос на выборку . Является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Для изменения условий отбора надо изменять запрос.

    Запрос с параметрами . Это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные или значение, которое требуется вставить в поле. Эти данные или значение могут меняться при каждом обращении к запросу.

    Перекрестный запрос . Используется для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

    Запрос на изменение . Это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

1. На удаление записи. Этот запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

2. На обновление записи. Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Позволяет изменять данные в таблицах.

3. На добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

4. На создание таблицы. Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

    Запросы SQL . Создаются при помощи инструкций языка SQL , используемого в БД .

Лабораторная работа 1.

Формирование структуры базы данных.

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица.1.1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля

Тип данных

Размер поля

Код преподавателя

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

Дата рождения

Дата/время

Краткий

Должность

Текстовый

Дисциплина

Текстовый

Телефон

Текстовый

Зарплата

Денежный

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания новой базы данных:

1. Загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

в окне "Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели , а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

2.щелкните по кнопке <Создать>.

Для создания таблицы базы данных:

1.В окне базы данных выберите вкладку Таблицы , а затем щелкните по кнопке <Создать>;

2.В окне "Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.

Для определения полей таблицы:

1.Введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код преподавателя;

2.В строке столбца "Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Рис. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

Примечание. Заполнение строки столбца "Описание" необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле "Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

4. Для сохранения таблицы:

в диалоговом окне "Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели",

щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

ЗАДАНИЕ 2

Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 1.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 4500 р, на 4700 р.

9. Произведите сортировку данных в поле "Год рождения" по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица

Код

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рожд.

Должность

Дисциплина

Телефон

Зарплата

Истомин

Ремир

Евгеньевич

23.10.54

Доцент

Информатика

110-44-68

8900р.

Миронов

Павел

Юрьевич

25.07.40

Профессор

Экономика

312-21-40

12000р.

Гришин

Евгений

Сергеевич

05.12.67

Доцент

Математика

260-23-65

7600р.

Сергеева

Ольга

Ивановна

12.02.72

Ассистент

Математика

234-85-69

4500р.

Емец

Татьяна

Ивановна

16.02.51

Доцент

Экономика

166-75-33

8900р.

Игнатьева

Татьяна

Павловна

30.05.66

Доцент

Информатика

210-36-98

7900р.

Миронов

Алексей

Николаевич

30.07.48

Доцент

Физика

166-75-33

8900р.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для задания условия на значение для вводимых данных:

    войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Вид, Конструктор;

    в верхней части окна щелкните по полю "Должность";

    в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

    щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

    в появившемся окне напишите слово Профессор, затемщелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле "Должность" могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле "Код". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле "Код" тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

    щелкните по строке параметра Индексированное поле;

    выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

    перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 1.3. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение; "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

щелкните в любой строке поля "Код";

выполните команду Формат, Ширина столбца;

в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

    в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

    в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

    в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять галочка);

    щелкните по кнопке <Найти>

    щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

8.Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4700 р.:

    в появившемся окне в строке Образец введите 4500 р.;

    в строке Заменить на введите 4700. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

    щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>. щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию:

    щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина":

    щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

    щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

    для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

Для просмотра созданной таблицы:

    щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

    закройте окно просмотра.

    Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

ЗАДАНИЕ 3

Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип - форма один столбец).

2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.

4. Произведите сортировку данных в поле "Фамилия" по убыванию.

5. Произведите фильтрацию данных по полю "Должность".

6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина".

7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Состав преподавателей:

    откройте вкладку Формы в окне базы данных;

    щелкните по кнопке <Создать>;

    в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;

    щелкните по значку списка в нижней части окна;

    выберите из появившегося списка таблицу Преподаватель;

    щелкните по кнопке <ОК>;

    в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке;

    в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

    в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

    в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

    щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева - это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка - это переход на первую запись, кнопка - переход на последнюю запись.

Для поиска преподавателя Миронова:

    переведите курсор в первую строку поля "Фамилия";

    выполните команду Правка, Найти;

    в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;

    в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

    в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

    в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

    щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

    щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска;

Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.:

    переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";

    выполните команду Правка, Заменить;

    в появившемся окне в строке параметра Образец введите 4700 р.;

    в строке параметра Заменить на введите 4900 р. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

    щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

    щелкните по кнопке <3акрыть>.

4. Дня сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию:

    щелкните по любой записи поля "Год рождения";

    щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи,Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

5. Для фильтрации данных по полю "Должность":

    щелкните по записи Доцент поля "Должность";

    щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах;

    щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

    щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

    для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные;

    6. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина". Дли этого:

    перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

    щелкните правой кнопкой мыши в поле "Дисциплина" (на названии поля - оно слева, а строка справа с именем Дисциплина - это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля "Дисциплина";

    щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина;

    сотрите слово "Дисциплина" ивведите "Преподаваемая дисциплина";

    для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

7.Для просмотра созданной формы:

    щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;

    закройте окно просмотра.

    Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы - удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.

Электронно-вычислительной аппаратуры

Отчёт по лабораторной работе №1

Реализация БД визуальными средствами СУБД Access 2003

По дисциплине

Базы данных

Москва 2009 г.

  • Задание
  • Введение
  • Работа с таблицами
    • Создание таблиц
    • Редактирование таблиц
  • Создание запросов
  • Создание форм
  • Создание отчётов
    • Задание
    • Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:
    • 1. Определение цели создания базы данных.
    • 2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
    • 3. Определение необходимых в таблице полей.
    • 4. Задание индивидуального значения каждому полю.
    • 5. Определение связей между таблицами.
    • Предметная область: База данных пользователей домашней локальной сети и Интернет. Данная база данных содержит в себе три сущности: «Пользователь», «Тариф» и «Зачисление». В сущность «Пользователь» включены следующие поля: «№ договора», «ФИО», «Адрес», «Телефон», «Имя компьютера», «Ник», «IP-адрес», «MAC-адрес», «Статус», «Тариф», «Баланс», «Дата подключения», «Особые отметки». Сущность «Тариф» содержит в себе два поля: «Название тарифа», «Стоимость». Сущность «Зачисление» включает себя поля «№ зачисления», «№ договора», «ФИО», «Тариф», «Сумма», «Дата», «Особые отметки».
    • Инфологическая модель:
    • Зачисление Пользователь Тариф
    • Зачисление(№ зачисления)
    • Пользователь(№ договора пользователя)
    • Тариф(Имя тарифа)
    • Датологическая модель:
    • Зачисление(Номер зачисления, № договора,…)
    • Пользователь(№ договора, Имя тарифа,…)
    • Тариф(Имя тарифа,…)
    • Введение
    • Access -- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Предназначена она для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.
    • Отличительные возможности MS Access 2003
    • Сводные таблицы и сводные диаграммы
    • В Access 2003 имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Теперь анализировать данные и создавать сложные сводные таблицы и сводные диаграммы можно гораздо проще. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой
    • Поддержка языка XML
    • Язык XML (Extensible Markup Language) является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями. Access 2003 предоставляет мощные, интуитивные способы совместного использования данных XML, независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. С помощью знакомого пользователю интерфейса Access можно легко создавать данные и структуры документов XML, используя структуры и данные Jet или SQL Server. Кроме того, в формах, отчетах и на страницах доступа к данным можно использовать данные XML из других приложений.
    • Кроме того, Access предоставляет методы удобного управления данными за счет упрощения создания и применения схем и таблиц стилей. Access позволяет легко описывать и доставлять сложные, структурированные данные в или из любого приложения стандартным, совместимым способом. Например, с помощью Access можно создать схему, которая описывает структуру данных, и отправить ее поставщикам, чтобы они точно знали, каким образом данные должны выводится в их счетах.
    • Дополнительное обращение
    • Существует возможность работать с файлами Access 2000 и изменять их в Access 2003 без преобразования формата файла. Это упростило совместную работу пользователей Access с файлами баз данных различных версий.
    • Множественные операции отмены и восстановления
    • Теперь можно отменять или восстанавливать несколько действий, выполненных в режиме конструктора, для всех объектов базы данных Access и для представлений, сохраненных процедур и функций проекта Access.
    • Пакетные обновления в проектах Access с помощью Microsoft SQL Server
    • Все данные, вводимые в проекте Access 2003, можно помещать в пакет, который отправляется на сервер при перемещении с записи, закрытии формы или выборе команды. Кроме того, можно создать кнопку в форме, которая позволяет сохранять все записи или отменять все изменения в записях программно.
    • Обновляемые автономные страницы доступа к данным
    • В проекте Access имеется возможность сделать страницы доступа к данным доступными в автономном режиме, внести в них изменения на переносном компьютере и автоматически синхронизировать эти страницы при подключении к серверу SQL.
    • Ведение журнала ошибок преобразования
    • Если при преобразовании из Access 95 или более поздней версии возникли ошибки, то в Access 2003 создается таблица, содержащая сведения по каждой ошибке, что значительно упрощает процедуру поиска и устранения неполадок.
    • Открытие подчиненных форм/отчетов в отдельном окне режима конструктора
    • Имеется возможность открывать подчиненные формы или отчеты в отдельном окне режима конструктора непосредственно из формы или отчета либо с помощью меню Вид. Кроме того, за счет усовершенствования прокрутки упростилась работа с подчиненными формами и отчетами.
    • Защита проекта Access с помощью пароля
    • Теперь имеется возможность непосредственно из меню Access 2003 изменить пароль, установленный в проекте Access, подключенном к базе данных Microsoft SQL Server 6.5 или более поздней версии.
    • Мастер связанных таблиц
    • В проекте Access инструкции мастера связанных таблиц помогают связать таблицы с базой данных Microsoft SQL Server.
    • Работа с таблицами
    • Создание таблиц
    • Таблица - это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных. Именно с создания первой таблицы начинается построение всей базы данных.
    • Для создания таблицы на вкладке «Таблицы» надо выбрать пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» и нажать на него дважды.
    • Появится окно для ввода названий столбцов таблицы, а так же их типов данных. Для создания нового поля таблицы, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Тип может быть числовой, текстовый, дата/время и т.д. Если установить тип поля как числовой и попытаться ввести в него текст, Access выдаст предупреждение о невозможности операции и попросит ввести число. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для исключения ошибок, случайно неверно введенных данных, сортировки, вычислений и других операций, т.е. тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Также при создании таблицы необходимо установить ключевое поле (ключевой атрибутКлючевой атрибут - это такой атрибут, значение которого однозначно определяет значение других атрибутов и они не могут быть одинаковыми.). Чтобы указать ключевое поле необходимо выбрать мышью нужное поле, т.е. поле, которое должно быть ключевым, щелкнуть на нем один раз правой кнопкой и выбрать строку «Ключевое поле». Если не ввести ключевое поле, программа сама попросит ввести его при сохранении таблицы. Для завершения создания таблицы просто закрываем ее, и, если все правильно, вводим название. После этого таблица создана и сохранена.
    • Чтобы ввести данные в созданную таблицу надо опять перейти на вкладку «Таблицы» нашей базы данных, встать курсором на нужной нам таблице и дважды на неё нажать.
    • Редактирование таблиц
    • Нажав на вкладку «таблицы» можно добавить, отредактировать, удалить, посмотреть содержимое таблиц. Также можно напечатать табличные данные, проверить орфографию, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавить или удалить столбцы.
    • Чтобы переименовать поле, нужно встать курсором на нужной нам таблице, а затем в верхней панели базы данных выбрать «Конструктор» после чего изменить его имя в столбце «Имя поля». Также можно изменить и тип данных для любого поля.
    • Создание запросов
    • Для доступа к данным есть гибкое и удобное средство -- запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов.
    • Для создания запроса необходимо выбрать вкладку «Запросы». Из появившегося меню выбираем пункт «Создание запроса с помощью конструктора» и нажимаем на него дважды. Access предложит выбрать таблицы, которые нужны для запроса. Нажимаем на название таблицы, потом на кнопку «Добавить». Когда все необходимые таблицы добавлены, закрываем это окно.
    • Следующим шагом будет установление связей между таблицами. Для этого надо щелкнуть мышью на ключевом поле одной таблицы и перетащить его в другую таблицу на то поле, которое совпадает с ключевым полем первой таблицы.
    • Когда связи установлены, надо формировать внешний вид таблицы, в которую будет выводиться результат выполнения запроса, для этого в графе «Имя таблицы» выбирается некоторая таблица, а в графе поле необходимое поле этой таблицы. Кстати, можно просто «перетаскивать» названия полей из таблицы прямо в форму. Можно также ввести условия отбора в том поле, в котором это необходимо, тогда запрос будет выполнен исходя из этих условий. Например, в качестве условия можно поставить <704, тогда запрос будет выполнен только для тех строк, содержимое которых меньше числа 704. Access также позволяет создавать сложные запросы сразу по нескольким полям, которые могут содержать разные типы данных, и производить их последующую сортировку (например в порядке возрастания количества дисков).
    • Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости, пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться.
    • Примеры:
    • 1. Выборка с использованием «between»
    • Результат
    • 2. Выборка с использованием «Like»
    • Результат
    • 3. Выборка из таблиц «Зачисление» и «Пользователь» с использованием условий «<=» и «like»
    • Результат
    • 3. Выборка с использованием between, like и <>
    • Результат
    • Создание форм
    • Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.
    • На вкладке «Формы» выбрав «Создание формы с помощью мастера». Access запустит мастера, который задаст несколько вопросов и в результате создаст необходимую форму. Мы создали форму, используя данные из таблицы Пользователь, затем, нажав кнопку «Далее», перешли в меню «выбора представления данных» и выбрали подчинённую форму, где значения таблицы «Пользователь» были главными. В следующем меню выбрали вид подчинённой формы как ленточный.
    • Изменить созданную форму можно в режиме конструктора. Мы усовершенствовали нашу таблицу заменив поле «Тариф» с «обычного» на «поле со списком» это дало нам возможность удобно адресоваться к данным (что предполагалось в предметной области). Для создания поля со списком необходимо выбрать данный инструмент и указать место в котором будет располагаться наше поле, затем Access выведет запрос в котором необходимо указать - «Поиск запроса в форме на основе значения, которое содержит поле со списком» затем нажать «Далее», и выбрать нужное нам поле.
    • Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание.
    • Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати -- в верхней части первой страницы.
    • Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.
    • Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких, помещающихся в нем.
    • Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати -- на последней странице после области данных.
    • Также удобства работы с формой для ввода значений можно использовать поле со списком. Тогда пользователю не надо будет вводить значение поля, он будет выбирать из предложенных.
    • Создание отчётов
    • Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.
    • Для создания отчета надо выбрать вкладку «Отчеты», в появившемся меню выбрать «Создание отчета с помощью мастера». Access запустит мастера, который задаст несколько вопросов и в результате создаст отчет. Сначала надо будет выбрать таблицы и поля, которые будут в отчете и нажать «Далее». Потом выбирать нужные варианты и нажимать «Далее». В конце сбора сведений о запросе появится кнопка «Готово». После нажатия на нее отчет будет создан.
    • Скрытые объекты в окне баз данных
    • В окне базы данных выберите объект, который требуется сделать скрытым.
    • Нажмите кнопку Свойства на панели иструментов.
    • Установите флажок Скрытый и нажмите кнопку ОК.
    • Примечание. Для того чтобы показать все скрытые объекты, выберите в меню Сервис команду Параметры, выберите вкладку Вид, а затем установите флажок Скрытые объекты. Значки скрытых объектов будут отображены как неконтрастные.
    • Защита на уровне пользователей
    • Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Access. Внутри файла рабочей группы они идентифицируются как члены группы. Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»), Допускается также определение других групп. Группам и пользователям предоставляются разрешения на доступ, определяющие возможность их доступа к каждому объекту базы данных. Например, члены группы «Users» могут иметь разрешения на просмотр, ввод или изменение данных в таблице «Пользователь», но им не будет разрешено изменять структуру этой таблицы. Группа «Users» может быть допущена только к просмотру данных в таблице «Тариф». Члены группы «Admins» имеют все разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Имеется возможность установить более разветвленную структуру управления, создавая собственные учетные записи групп, предоставляя этим группам соответствующие разрешения и добавляя в них пользователей.
    • Следует отметить три главных преимущества защиты на уровне пользователей:
    • 1.Защищается ваша программа как интеллектуальная собственность.
    • 2.Приложение защищается от повреждения из-за неумышленного изменения пользователями программ или объектов, от которых зависит работа приложения.
    • 3.Защищаются конфиденциальные сведения в базе данных.
    • Защита базы данных с помощью пароля
    • Частичную защиту базы данных обеспечивает добавление пароля, ограничивающего пользователей, которые могут открывать базу данных. Access хранит пароль базы данных в незашифрованном виде. Нельзя установить пароль базы данных, если для базы данных была определена защита на уровне пользователей, а у вас нет разрешений администратора для базы данных. Кроме того, пароль базы данных определяется дополнительно к защите на уровне пользователей. Если была определена защита на уровне пользователей, то любые ограничения, основанные на разрешениях на доступ на уровне пользователей, остаются в силе.
    • 1. Закройте базу данных. Если база данных открыта для общего доступа в сети, убедитесь, что все остальные пользователи закрыли ее.
    • 2. Сделайте резервную копию базы данных и сохраните ее в надежном месте.
    • 3. Выберите в меню Файл команду Открыть. Щелкните стрелку справа от кнопки Открыть, выберите вариант Монопольно и откройте базу данных.
    • 4. В меню Сервис выберите команду Зашита и подкоманду Задать пароль базы данных.
    • 5. Введите пароль в поле Пароль. Пароль водится с учетом регистра.
    • 6. Подтвердите ваш пароль, повторно введя его в поле Подтверждение, а затем нажмите кнопку ОК.
    • Пароль будет установлен. При следующем открытии базы данных вами или любым другим пользователем будет выводиться диалоговое окно, в которое следует ввести пароль.

Этапы работы:

  1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

  1. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме Таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

  1. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один – ко - многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код , в таблице Группы – поле Учебная группа.

  1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных.

Порядок работы:

    Вызовите программу Access . Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access ; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

    Включите мышкой переключатель Новая база данных.

Задание 2. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

    Выберите закладку Таблица,

    Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис.9

Задание 3. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

    Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

    Щелкните мышкой по кнопке Создать.

    Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке OK . Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

    Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – переименовать поле. Данные возьмите из таблицы 3.

Таблица 3

    Сохраните таблицу с именем Список , щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

    Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя – Ключевое поле. Тип поля этого поля и нажав кнопку Код – счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество – текстовые, полей Год рождения. Школа, Класс, Учебная группа - числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип – числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы . Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источником строк – Группы . Получите значения элементов, как показано на рис. 10.

    Сохраните изменения, щелкнув по кнопке Сохранить.

    Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанных таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 4. Создайте схему данных.

Порядок работы:


    Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы одинаково.

    Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список , в которой стояли соответствующие номера групп.

    Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один – ко – многим». Схема данных представлена на рис.

Задание 5. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

    Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

    Заполните ее записями из табл. 4

    Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 6. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

    Выберите закладку Форму.

    Щелкните по кнопке Создать.

    Появится диалоговое окно (рис. 13), в которой следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.

    Щелкните по кнопке OK. Появится пустая форма ввода, представлена на рис. 14.

Задание 7. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

    Запишите базу данными. Представленными в табл. 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [ Tab ], [ Enter ] или мышкой. Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 5

Фамилия

Отчество

Год рождения

Школа

Тема: Создание форм и отчетов. Главная кнопочная форма.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма создаётся на основе таблиц и запросов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов и отчётов.

Так как самостоятельно создать форму довольно трудоёмко, рекомендуется пользоваться автоматическим способом создания форм – автоформы или автоматизированным – Мастер форм.

Автоформы основываются только на одном объекте.

Основные разновидности стандартных форм:

    в столбец – отображает все поля одной записи в столбец, удобна для ввода и редактирования данных;

    ленточная – отображает группу записей, удобна для оформления вывода данных;

    табличная – в виде таблицы (повторяет вид таблицы);

    выровненная – все поля одной записи располагаются рядами.

Чтобы создать автоформу Формы и щёлкнуть кнопку «Создать » (рис. 55).

Рис. 55. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Формы »

В появившемся окне выбрать подходящий тип автоформы и объект, на основе которого она будет создана, и щелкнуть по кнопке ОК . Появится созданная форма. При ее закрытии и сохранении задается ее имя (рис. 56).

Чтобы создать форму с помощью Мастера, нужно в окне базы данных выбрать объект Формы и дважды щёлкнуть пункт «Создание формы с помощью мастера » (рис. 55). Затем, следуя указаниям Мастера, выбрать нужные объекты и поля, выбрать тип формы и её оформление, а также задать имя. Форма, созданная с помощью Мастера , может содержать поля нескольких таблиц или запросов (рис. 57).

Рис. 56. Диалоговое меню создания новой формы

Рис. 57. Диалоговое меню создания новой формы с помощью Мастера

Чтобы отредактировать созданную форму, ее надо выделить и щелкнуть по кнопке . В режимеКонструктора можно вручную передвигать и изменять размеры элементов формы – заголовков полей и ячеек для ввода данных. Для этого достаточно щёлкнуть по элементу – он выделяется рамкой, границы которой и положение можно менять с помощью мыши. Если щелкнуть еще раз по выделенному элементу, появляется курсор и можно изменить надпись. Положение и размеры элементов можно менять также с помощью контекстного меню, щелкнув по элементу правой клавишей и выбрав команду «Свойства ». С помощью контекстного меню можно задать цвет текста, цвет заливки элемента и его оформление. С помощью Панели элементов можно добавить необходимую надпись, управляющую кнопку и т.д.

Задание.

1. Создать автоформы «в столбец» для ввода и редактирования данных в таблицах Студенты и Преподаватели (рис. 58).

2. Создать ленточные автоформы для созданных ранее запросов (кроме запроса Оценка студента , для него – в столбец) (рис. 59-61).

3. Отредактировать форму для итогового запроса Средняя зарплата (изменить названия элементов), используя Конструктор (рис. 62-65).

4. Создать сложную форму Дисциплины и оценки , используя Мастер форм . Для этого запустить Мастер форм , выбрать из таблицы Студенты поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы ; из таблицы Дисциплины – поле Название дисциплины; а из таблицы Оценки - поле Оценки . Выбрать вид представления данных (Студенты ), табличный вариант подчинённой формы, стиль оформления, ввести название формы Дисциплины и оценки (рис. 66-71).

Рис. 58. Автоформы «в столбец» для ввода и редактирования данных

в таблицах Студенты и Преподаватели

Рис. 59. Автоформы «ленточные» просмотра запросов «Список успевающих », «Список», Автоформа «в столбец» для просмотра запроса «Оценка студента »

Рис. 60. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Преподаватели »

Рис. 61. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Отличники »

Рис. 62. Автоформа «ленточная» просмотра запроса «Средняя зарплата » до правки в режиме Конструктора

Рис. 63. Вид Автоформы «Средняя зарплата » в режиме Конструктора (исходный вариант)

Рис. 64. Вид Автоформы «Средняя зарплата » в режиме Конструктора (измененный вариант)

Рис. 65. Автоформа «Средняя зарплата » (окончательный вариант)

Рис. 66. Выбор необходимых полей таблиц при помощи Мастера форм

Рис. 67. Выбор вида представления данных таблиц при помощи Мастера форм

Рис. 68. Выбор внешнего вида подчиненной формы при помощи Мастера форм

Рис. 69. Выбор стиля оформления формы при помощи Мастера форм

Рис. 70. Задание имени созданной формы

Рис. 71. Сложная форма Дисциплины и оценки, созданная при помощи Мастера форм

Создание отчётов , которые предназначены для вывода информации на печать, удобнее производить с помощью Мастера . Их создание производится на основе таблиц и запросов аналогично созданию форм.

Чтобы создать отчет, нужно выбрать объект «Отчеты » (рис. 72) в левой части окна базы данных и дважды щелкнуть по строке «Создание отчета с помощью мастера » (рис. 73).

Рис. 72. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Отчеты »

В поле со списком «Таблицы и запросы » выбрать таблицу или запрос, для которого создается отчет. В списке «Допустимые поля » выбрать поля, информация из которых должна быть отражена в отчете, и перенести их в список «Выбранные поля ». После этого определить уровни группировки записей в отчете, порядок сортировки и ориентацию бумажного листа при печати и выбрать макет будущего отчета. В последнем окне диалога написать название отчета.

Подготовленный Мастером отчет может быть отредактирован с помощью Конструктора (также, как и форма).

Рис. 73. Диалоговое меню создания нового отчета с помощью Мастера

Задание.

1. Создать отчёт Список группы на основе соответствующего запроса Список (рис. 74).

2. Создать отчёт Средняя зарплата на основе запроса Средняя зарплата , отредактировать названия элементов с помощью Конструктора (рис. 75).

Рис. 74. Отчет «Список группы » созданный с помощью Мастера

Рис. 75. Отчет «Средняя зарплата » созданный с помощью Мастера